SharePoint dokumentcenter

Reklame

Sponseret indlæg

19. juli 2021

Dokumenter af enhver tænkelig art er grundstenen i mange virksomheder. Med et større fokus på at skåne miljøet, er det oplagt at flytte dokumenterne online og dele dem der, i stedet for at hver enkelt medarbejder har udprintede dokumenter liggende på skrivebordet eller lokalt på deres arbejdscomputer. Da filerne nemt kan være forskellige, er det ikke altid nemt at holde styr på, hvem der har den nyeste version af et dokument, og det besværliggør jeres arbejde.

Derfor er det helt oplagt, at I flytter jeres dokumenter online og deler dem der samt opdaterer dem og skriver på dem i fællesskab. Mange kender nok services som f.eks. Google Docs og Dropbox, men man kan sige, at SharePoint dokumentcenteret er den bedste kombination af fildeling og filsikring. Ved at dele dokumenter i form af SharePoint dokumentcenter (kaldet ”document management” på engelsk) får I fælles adgang til alle de samme filer, som ligger på SharePoint-serveren, og dermed kan I nemt holde styr på alle jeres dokumenter.

Endnu en fordel ved at bruge SharePoint dokumentcenter er, at I får mulighed for at have flere ”forfattere” på samme dokument. Dette kaldes ”co-authoring” på engelsk, men det dækker over alle former for ændringer i et dokument og dermed ikke blot tekst. I kan f.eks. arbejde flere personer på det samme Excel-dokument. Det kunne være jeres virksomhedsbudget, og alle de medarbejdere, som har noget med budgettet at gøre, vil nemt kunne gå ind og lave ændringer og opdateringer i dokumentet. Dette sparer både tid og penge, og det sparer også samtidig miljøet for en masse udprintede Excel-ark.

At lave ”co-authoring” kræver dog noget lidt ekstra udover blot at lægge dem i jeres SharePoint dokumentcenter. Det kræver bl.a., at filtypen er egnet til at have flere forfattere (f.eks. Excel- og Word-dokumenter). Billedfiler har f.eks. ikke flere ”forfattere”, og de skal blot deles som de er. Der er andre specifikke ting, der gør sig gældende vedrørende ”co-authoring”, men det kan du læse mere om ved at søge flere informationer andetsteds. Du er selvfølgelig også velkommen til at kontakte os, og så gør vi vores bedste for at svare på dine spørgsmål.

Kontakt os for flere informationer omkring SharePoint dokumentcenter

Vores hovedkompetencer ligger inden for SharePoint Online og Microsoft 365, og vi har dermed fokus på de større sammenhænge. Vi vil rigtig gerne hjælpe jer i gang med jeres nye SharePoint-løsning, så I også kan få glæde af SharePoints dokumentcenter. Der er mange fordele, og ulemperne er ikke til at få øje på. Vi kan stå for at migrere jeres data over til SharePoint dokumentcenteret, og vi hjælper jer også gerne i gang med at bruge systemet.

Vi brænder for, at jeres virksomhed kører bedst muligt og med færrest forstyrrelser. Derfor tager vi hånd om hele processen fra start til slut, så I ikke behøver bekymre jer om det. SharePoint er rigtig nemt at gå til, men al begyndelse kræver selvfølgelig lige lidt tilvænning, så indtil I er helt på plads i det nye system, står vi gerne klar til at hjælpe jer.